Manutenção predial Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Instruções e leia o fluxo recomendado antes de cadastrar a primeira ordem.
2. Na aba Ordens de Manutenção, gere um ID, informe as datas de abertura e prevista, a edificação, o local e a descrição objetiva.
3. Selecione nas listas o tipo, a categoria, a prioridade e o status. As opções padronizadas evitam variações como Corretiva e corretiva.
4. Preencha responsável interno, empresa prestadora, CNPJ, custos de material e mão de obra. O Custo Total é calculado automaticamente.
5. Informe a NF-e e use Observações para registrar pendências, laudos, peças ou evidências do serviço.
6. Ao terminar, inclua a data de conclusão e altere o status para Concluída. A planilha calculará os dias em aberto e verificará o SLA.
7. Consulte Resumo para acompanhar volume, custo, fila, prioridades críticas, edificação, mês e os quatro gráficos gerenciais.

O controle serve para o gerente administrativo de uma metalúrgica, o síndico profissional, o administrador de um condomínio, o responsável por facilities ou o tesoureiro de uma associação que precisa provar onde o dinheiro foi aplicado. A necessidade aparece quando chega uma emergência elétrica, no fechamento mensal de contratos ou antes da vistoria de elevadores, bombas, climatização e sistemas de segurança.

A aba Ordens de Manutenção (imagem 1) foi montada para registrar a ocorrência desde a abertura. As colunas Edificação/Bloco e Local distinguem, por exemplo, Torre Paulista - SP e Quadro geral - São Paulo; Descrição do Serviço explica o reparo; Responsável Interno e Empresa Prestadora deixam claro quem executa e quem acompanha.

Uma ordem bem registrada evita retrabalho

Imagine uma administradora com quatro edifícios e 18 chamados em janeiro. Uma troca de disjuntor custa R$ 850,00 em material e R$ 620,00 em mão de obra: o Custo Total chega a R$ 1.470,00. Sem essa separação, o gestor pode comparar apenas propostas e não perceber que a mão de obra está consumindo 42,18% do serviço.

O campo Prioridade diferencia uma infiltração sem risco imediato de uma falha no quadro geral. Já o Status identifica se a equipe está executando, se aguarda peça ou se concluiu. Para uma empresa com 300 chamados anuais, padronizar essas escolhas vale mais do que manter uma lista informal em mensagens.

O resumo apoia a reunião semanal

A imagem 2 mostra indicadores de total de ordens, concluídas, abertas, custo total, custo médio, percentual concluído, percentual dentro do SLA e ordens críticas. Os gráficos permitem discutir a fila por status, a concentração de custo por categoria, as aberturas mensais e o foco por edificação.

Minha preferência é usar a ordem individual na reunião de execução e o Resumo na reunião de gestão. Misturar os dois níveis faz o administrador perder tempo procurando uma ocorrência quando deveria decidir orçamento ou fornecedor.

Manutenção predial envolve segurança de pessoas, patrimônio e continuidade operacional. A planilha não substitui laudo, contrato, ART, documentação técnica ou exigência do órgão competente, mas cria uma trilha administrativa: data, prestadora, CNPJ, NF-e, valor, prioridade, status e conclusão.

Prioridade e SLA são regras operacionais

Na aba Instruções, a prioridade Baixa tem SLA de 10 dias, Média de 5, Alta de 2 e Crítica de 1 dia. A fórmula com VLOOKUP busca esses números na tabela F3:G6. Se uma ordem crítica aberta em 10/03/2026 continuar pendente em 12/03/2026, o resultado será Atrasada, pois passaram 2 dias e o limite era 1.

O SLA não é uma obrigação legal universal: é um parâmetro interno ou contratual. Para risco imediato à operação, pessoas ou patrimônio, a própria Instruções orienta classificar como Crítica. Essa é uma escolha melhor do que usar Alta para tudo, porque preserva a fila de emergência.

NF-e, fornecedor e guarda documental

Antes de pagar, confira CNPJ da prestadora, número da NF-e, serviço realizado, valores e vínculo com contrato. A aba orienta essa conferência, mas não emite nota nem valida o documento na Receita Federal. A empresa deve guardar documentos fiscais e comprovantes pelo prazo aplicável; como referência administrativa, cinco anos é o período usual de guarda ligado à decadência tributária.

Uma prestadora que cobra R$ 4.800,00 por um reparo precisa aparecer com CNPJ e NF-e vinculados à ordem, não apenas em um e-mail. Se o serviço tiver materiais sujeitos a ICMS ou serviço sujeito a ISS, o tratamento fiscal deve seguir o documento emitido e o regime da empresa.

Custos precisam estar separados

O custo da ordem é calculado por SUM de material e mão de obra. Com R$ 2.200,00 e R$ 1.750,00, o total é R$ 3.950,00. Essa separação ajuda a comparar fornecedor, contrato e recorrência sem confundir preço de peça com produtividade da equipe.

O problema mais caro não é deixar uma célula vazia: é perder a ligação entre chamado, gasto e risco. Já vi uma casa de bombas continuar aparecendo como tarefa genérica porque o local não foi informado. Na prática, a equipe gastou duas visitas extras, cerca de R$ 600,00 em deslocamento e mão de obra, para localizar a tubulação correta.

Datas incompletas distorcem a fila

Uma ordem aberta em 05/01/2026 e concluída em 07/01/2026 resulta em 2 dias em aberto. Se a data de conclusão não for preenchida, a fórmula passa a usar TODAY e a ordem continua envelhecendo. Um chamado encerrado fisicamente, mas mantido como Em andamento, pode inflar a fila e fazer o percentual concluído parecer 10 pontos menor.

Também ocorre o erro inverso: alguém informa uma data prevista sem atualizar o status. O gestor enxerga uma programação, mas não sabe se a equipe aguarda peça, autorização ou laudo. Para uma manutenção de climatização de R$ 3.950,00, uma semana parada pode interromper uma sala técnica e gerar custo muito maior que o reparo.

O custo desaparece quando a nota fica fora da ordem

Registrar R$ 1.450,00 de material e R$ 980,00 de mão de obra sem a NF-e dificulta a conferência posterior. Em dez ordens, essa falha pode esconder R$ 24.300,00 de despesas sem documentação facilmente localizada. O campo NF-e existe justamente para amarrar a cobrança ao serviço.

Outro erro é alterar manualmente Custo Total, Dias em Aberto, SLA ou Atendimento no SLA. Esses campos são calculados: o correto é corrigir os dados de origem, como datas, prioridade, status e valores. Se uma ordem alta deveria cumprir 2 dias, trocar o resultado para Sim não corrige o atraso; apenas elimina o sinal que a gestão precisa enxergar.

Prioridade sem critério congestiona a equipe

Marcar todas as 20 ordens como Crítica dá a cada uma SLA de 1 dia e torna a classificação inútil. Prefiro reservar Crítica para risco imediato e usar Alta para impacto relevante com limite de 2 dias. A fila fica mais honesta e o fornecedor recebe uma cobrança proporcional ao problema.

A planilha funciona quando a atualização entra no fluxo do trabalho, não quando alguém tenta reconstruir o mês no fim do trimestre. Defina um responsável para abrir a ordem no mesmo dia do chamado e outro para conferir custos, NF-e e conclusão no fechamento semanal.

Uma rotina curta evita acúmulo

• Diariamente, filtre Status por Aberta, Em andamento e Aguardando peça; revise primeiro as prioridades Crítica e Alta.
• Às sextas-feiras, compare Data Prevista, Dias em Aberto e Atendimento no SLA; registre em Observações o motivo de cada atraso.
• No fechamento do mês, confira Custo Total, NF-e, CNPJ da prestadora e ordens sem data de conclusão.
• Na reunião gerencial, abra Resumo e compare custo por categoria, fila por status e aberturas mensais.

Uma operação com 12 ordens mensais pode ser revisada em 20 minutos se os lançamentos forem feitos no momento do serviço. Com 80 ou 100 ordens, a disciplina é ainda mais importante: o arquivo tem 100 linhas preparadas, mas não possui banco de dados, automação de e-mail ou workflow de aprovação.

Proteja os cálculos

Não sobrescreva as colunas calculadas Q, S, T e U. Use as listas de validação de tipo, categoria, prioridade e status, mantenha o padrão de datas DD/MM/AAAA e faça uma cópia mensal ou versionada antes de grandes alterações. O filtro da aba Ordens de Manutenção e o congelamento em A2 ajudam a navegar sem perder os cabeçalhos.

Quando a equipe ultrapassar 100 ordens, precisar de histórico por vários anos, anexar fotos, controlar estoque de peças, aprovar orçamento ou integrar chamados a contratos, é hora de migrar para um software de facilities. Até lá, a planilha é a opção mais prática para uma operação pequena que precisa de rastreabilidade sem implantar um sistema caro.