Composição de custos Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Resumo da Proposta e preencha órgão, objeto, edital, data, prazo contratual, cidade, regime tributário e orçamento estimado.
2. Informe os percentuais de administração central, despesas financeiras, margem de lucro e contingência. Use números decimais equivalentes: 5% deve ser digitado como 5% ou 0,05, conforme a formatação da célula.
3. Na aba Composição de Custos, registre cada serviço ou insumo nas células amarelas, incluindo descrição, categoria, unidade, quantidade e custo unitário.
4. Preencha encargos e perdas ou ajustes de cada linha. Por exemplo, quatro unidades a R$ 280,00 geram R$ 1.120,00 antes de qualquer acréscimo.
5. Confira as colunas calculadas: custo direto, encargos em reais, subtotal e custo ajustado. Não substitua fórmulas nas células azul-claras.
6. Volte ao resumo e analise os totais por categoria, os tributos, o preço global e os gráficos. Compare o resultado com o orçamento estimado do edital.
7. Leia a aba Instruções e faça a validação contábil, trabalhista e documental antes de enviar a proposta.

A composição de custos é usada por uma ME de limpeza, uma EPP de manutenção, uma transportadora que disputa contrato público e o contador responsável pela memória de cálculo da proposta. O momento crítico costuma ser a semana anterior ao prazo do edital, quando salários, benefícios, materiais e despesas precisam virar um preço mensal defensável.

Na aba Composição de Custos, a imagem 1 mostra a grade com as colunas de item, descrição, categoria, unidade, quantidade, custo unitário, custo direto, encargos, subtotal, perdas ou ajustes e observações. As linhas de exemplo trazem quatro auxiliares a R$ 1.720,00 e um encarregado a R$ 2.850,00, mas as linhas seguintes estão preparadas para você substituir pelos dados do contrato.

Uma operação de limpeza com quatro postos

Considere uma empresa com quatro auxiliares: 4 × R$ 1.720,00 = R$ 6.880,00 de custo direto mensal. Aplicando 70% de encargos, a coluna de encargos calcula R$ 4.816,00; o subtotal chega a R$ 11.696,00 antes de vale-transporte, vale-alimentação, uniformes e demais itens.

O gerente administrativo pode lançar um benefício de R$ 280,00 por posto, totalizando R$ 1.120,00, e registrar material de limpeza por unidade ou kit. A categoria não é apenas uma etiqueta: a aba de resumo soma o custo ajustado por grupo para mostrar onde a margem está sendo consumida.

Quando o resumo evita uma decisão ruim

A imagem 2 apresenta os dados do órgão, objeto, edital, data, prazo, cidade, regime e orçamento estimado ao lado da tabela tributária. Para uma proposta de 12 meses e orçamento de R$ 380.000,00, o preço global precisa ser analisado junto com o custo mensal, não apenas pelo menor valor de uma linha.

Uma loja de serviços com 300 ordens mensais pode usar a unidade serviço; uma transportadora pode usar km; uma equipe de manutenção pode usar hora. Minha preferência é detalhar cada rubrica relevante em vez de lançar um único custo genérico: isso torna a repactuação e a defesa da proposta muito mais fáceis.

Uma proposta pública precisa respeitar o edital e a legislação aplicável, especialmente a Lei 14.133/2021, além das regras fiscais, trabalhistas e municipais do objeto. A planilha organiza a memória de cálculo, mas não substitui a planilha oficial do órgão nem altera automaticamente alíquotas de ISS, ICMS, retenções ou convenções coletivas.

Tributos e regimes no resumo

A aba Resumo da Proposta permite escolher Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. A tabela auxiliar do arquivo traz parâmetros iniciais de 6% para Simples Nacional, 13,33% para Lucro Presumido e 18% para Lucro Real; são referências editáveis da planilha, não uma apuração fiscal universal.

No Simples Nacional, a empresa pode estar nos Anexos I a V, com alíquota definida pela faixa de receita e pela atividade. O limite geral de receita bruta é R$ 4,8 milhões por ano; para serviços, o Fator R pode influenciar a tributação entre Anexo III e Anexo V. Um faturamento de R$ 50.000,00 com alíquota efetiva de 6% representa R$ 3.000,00 de DAS, cuja guia mensal vence no dia 20.

O MEI tem limite de R$ 81.000,00 por ano, pode contratar um empregado e recolhe DAS-MEI fixo conforme a atividade e o salário mínimo vigente. Em uma licitação de R$ 380.000,00, esse limite é ultrapassado com folga; portanto, a empresa precisa avaliar o enquadramento adequado antes de apresentar preço.

Encargos, documentos e notas

Na mão de obra, valide salário, piso regional, benefícios, INSS, FGTS de 8%, férias com adicional de 1/3 e 13º salário. A primeira parcela do 13º deve ser paga até 30/11 e a segunda até 20/12; provisionar R$ 2.500,00 de salário significa reservar R$ 208,33 mensais para o 13º, antes dos encargos.

A emissão de NF-e ou NFS-e deve observar CNPJ ou CPF, número, série, data, descrição, base e destaque de ICMS ou ISS quando aplicável. Guarde documentos fiscais, cotações e memória de cálculo por pelo menos 5 anos, período ligado ao prazo decadencial; dados pessoais devem ser tratados conforme a LGPD e orientações da ANPD.

O problema mais caro não é uma fórmula quebrada; é uma premissa escondida. Quando o responsável lança apenas o salário de R$ 1.720,00 para quatro postos e esquece benefícios, férias, 13º e encargos, o custo direto aparece como R$ 6.880,00, embora a operação real seja muito maior.

Encargo duplicado ou simplesmente esquecido

Um erro recorrente é lançar R$ 1.950,00 como encargos trabalhistas e ainda aplicar 70% sobre a mesma base sem saber o que cada rubrica representa. Sobre R$ 6.880,00, 70% equivale a R$ 4.816,00; se os R$ 1.950,00 já incluem parte dessa provisão, a proposta fica inflada em até R$ 1.950,00 por mês, ou R$ 23.400,00 em 12 meses.

O erro oposto também acontece: o encarregado de R$ 2.850,00 entra sem provisão de férias e 13º. Apenas o 13º representa R$ 237,50 mensais. Em um contrato de 12 meses, deixar essa parcela fora abre um buraco de R$ 2.850,00, sem contar o terço constitucional e os encargos incidentes.

Perdas, deslocamento e material sem base

Material lançado como valor mensal fixo pode não acompanhar o consumo real. Se uma equipe usa 40 kits a R$ 35,00, o custo é R$ 1.400,00; com 8% de perdas, o custo ajustado deveria ser R$ 1.512,00. Sem o percentual de ajuste, faltam R$ 112,00 por mês, ou R$ 1.344,00 ao longo de um ano.

Também é comum esquecer transporte entre cidades. Quarenta viagens de 25 km, a R$ 1,20 por quilômetro, custam R$ 1.200,00; se o item fica fora da composição, a margem paga a conta. Por isso, use as categorias e unidades disponíveis em vez de juntar combustível, pedágio e deslocamento em observações sem valor numérico.

Preço global acima do parâmetro

Uma proposta com custo ajustado de R$ 240.000,00 pode chegar a R$ 288.000,00 após 5% de administração, 1,5% de despesas financeiras, 2% de contingência e 10% de lucro, antes do tributo aplicado na sequência. Comparar somente o custo com o orçamento de R$ 380.000,00 dá uma falsa sensação de segurança.

A imagem 3 mostra a aba Instruções, que alerta para revisar edital, BDI, reajuste, repactuação, CNPJ, NF-e e documentos de habilitação. O ponto prático é simples: cada percentual precisa ter uma memória de cálculo arquivada, não apenas um número amarelo na tela.

A planilha funciona melhor quando entra no cronograma da licitação, não quando é aberta na última hora. Reserve um bloco de 30 minutos no recebimento do edital para cadastrar objeto, prazo, cidade e orçamento; depois faça uma revisão de 60 minutos com quem conhece a folha e os custos de execução.

Três momentos que evitam retrabalho

• Na abertura do edital, preencha os dados da proposta e copie para uma pasta os documentos, cotações e convenções coletivas usados.
• Na montagem da composição, lance uma linha por serviço ou insumo e revise quantidade e custo unitário duas vezes, especialmente nos itens de mão de obra.
• Antes do envio, compare preço mensal e global, tributos, margem e orçamento estimado. Em contrato de 12 meses, uma diferença de R$ 500,00 por mês representa R$ 6.000,00 no total.

Como proteger as entradas

Digite somente nas células amarelas e preserve as fórmulas azul-claras. As validações de categoria, unidade, regime tributário, prazo e percentuais reduzem erros de digitação; ainda assim, confira se a unidade mês, hora, km ou kit corresponde ao critério do edital.

Faça uma cópia do arquivo para cada edital, usando um nome como proposta_PE018_2026_v01.xlsx. A aba Instruções orienta a revisão de salários, INSS, FGTS, férias, 13º, benefícios, tributos, BDI, reajuste e repactuação; marque esses itens em um checklist externo de conferência.

Quando a planilha deixa de bastar

Para uma empresa com três propostas por ano, até 100 linhas por composição e revisão manual, o Excel é suficiente. Se você administra 20 contratos, milhares de itens ou precisa controlar versões, aprovações, estoque e folha integrados, migre para um sistema de custos e mantenha a planilha como memória exportável.

Minha escolha é não automatizar o que ainda não está definido: primeiro fixe a regra do edital e a base de cada percentual; depois replique o modelo. Assim, uma alteração de R$ 2.850,00 para R$ 3.000,00 no salário do encarregado atualiza o cálculo sem esconder a premissa que mudou.