Controle de validade Excel - Planilha grátis

1. Abra a aba Controle de Validade e preencha os campos de entrada nas linhas disponíveis, começando pelo ID e pelo produto.
2. Cadastre um registro por lote e informe categoria, fabricante, lote, fornecedor, CNPJ, localização, quantidade e unidade.
3. Digite a data de entrada, a data de validade e o valor unitário. O valor total será calculado automaticamente.
4. Use as listas de seleção para categoria, unidade e localização, evitando grafias diferentes para o mesmo item.
5. Confira as colunas Dias para vencer, Status, Percentual de vida restante e Ação recomendada.
6. Consulte a aba Resumo para acompanhar itens vencidos, próximos do vencimento, quantidade e valor por categoria.
7. Revise os lotes críticos, segregue produtos vencidos e registre a providência nas Observações.

O controle de validade serve para impedir que um lote esquecido chegue ao balcão, à cozinha ou ao cliente. Ele é útil para o MEI que vende alimentos, para a auxiliar de uma distribuidora, para o gerente de uma farmácia e para o responsável pelo estoque de cosméticos.

Na aba Controle de Validade, a imagem 1 mostra 20 colunas, de ID até Observações. O registro do Arroz Tio João, por exemplo, tem 120 KG a R$ 28,90: o estoque vale R$ 3.468,00. O lote recebe uma data de entrada, uma validade e um prazo de alerta conforme a categoria.

Uma linha deve representar um lote

Não misture duas validades na mesma linha. Leite UHT com 48 CX a R$ 5,79 representa R$ 277,92; se parte das caixas vencer em setembro e outra parte em outubro, são dois registros. Essa separação permite bloquear apenas o lote comprometido.

PEPS é mais seguro do que olhar apenas a entrada

A aba Listas e Instruções orienta aplicar PEPS: priorize o produto que vence primeiro, mesmo que tenha entrado depois. Uma loja com 300 pedidos mensais pode perder 20 unidades de um lote antigo enquanto vende o lote novo se a equipe não consultar a data.

O Resumo da imagem 2 facilita a reunião semanal. Ele mostra total de itens cadastrados, quantidade total, valor em estoque, média de dias para vencer e indicadores por status. A análise por categoria cobre Alimentos, Bebidas, Cosméticos, Medicamentos e Produtos de limpeza.

Não existe uma única regra de validade para todos os produtos. Alimentos, medicamentos, cosméticos e produtos de limpeza têm riscos e procedimentos próprios, mas o controle precisa preservar lote, fabricante, fornecedor, data e rastreabilidade.

Rastreabilidade e documentos fiscais

A aba Listas e Instruções recomenda registrar a NF-e, o fornecedor e o CNPJ. Guarde documentos fiscais pelo prazo de 5 anos, associado ao prazo decadencial tributário, e mantenha a identificação do lote vinculada à compra. Para uma nota com 80 caixas a R$ 12,50, o valor de entrada é R$ 1.000,00; sem lote e fornecedor, uma devolução fica difícil de provar.

Regras sanitárias e descarte

Produtos vencidos não devem permanecer disponíveis para venda ou consumo. A planilha recomenda segregar, bloquear e descartar conforme o procedimento interno e a exigência sanitária aplicável ao estabelecimento. Em medicamentos e alimentos, a Anvisa e a vigilância sanitária local podem exigir controles adicionais, registros de descarte e condições específicas de armazenamento.

Para dados de fornecedores, a LGPD é relevante quando houver informações pessoais. A Lei 13.709/2018 exige finalidade e segurança no tratamento; a orientação da planilha é manter somente dados empresariais necessários e limitar acessos. A ANPD pode aplicar multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração.

Prazo de alerta não substitui a validade impressa pelo fabricante. Os prazos cadastrados são operacionais: 30 dias para Alimentos, 45 para Bebidas, 60 para Cosméticos, 90 para Medicamentos e 30 para Produtos de limpeza.

O problema mais caro costuma começar com uma baixa que não aconteceu. Se uma loja vende 15 unidades a R$ 18,50 e não reduz o registro, a planilha continua apontando 75 unidades quando deveriam restar 60. No inventário, aparecem 15 unidades inexistentes e R$ 277,50 de estoque fantasma.

Validade sem lote impede uma decisão rápida

Registrar apenas o nome do produto não basta. Duas compras de café podem ter datas diferentes; sem o lote CAF2026CT03, a equipe não sabe qual separar. O campo Lote, combinado com fornecedor e data de entrada, permite localizar fisicamente o material antes de decidir entre venda, transferência ou descarte.

O alerta errado muda a prioridade

Uma categoria com prazo de 30 dias não deve receber o mesmo tratamento de Medicamentos, configurados com 90 dias na lista de apoio. Se o responsável deixar todos os alertas em 30 dias, poderá descobrir tarde demais que um lote de maior risco exige ação antecipada.

Também há perda quando o valor unitário fica vazio ou é digitado em unidade diferente. Cem unidades a R$ 7,40 valem R$ 740,00; cem caixas a R$ 7,40 não representam necessariamente o mesmo estoque que cem unidades. Confira a coluna Unidade e use uma linha por lote para evitar essa distorção.

A fórmula de status usa a data atual: validade anterior a hoje vira Vencido; validade até hoje mais o prazo da categoria vira Próximo do vencimento. Por isso, uma revisão manual baseada em memória não é suficiente: o resultado muda diariamente.

O arquivo só reduz perdas se entrar no ritmo do estoque. Minha recomendação é revisar os lotes no início de cada dia de operação e fazer uma conferência completa toda sexta-feira. Para 100 registros preparados, uma triagem de 10 minutos costuma ser mais realista do que esperar o inventário mensal.

Amarre a conferência a tarefas existentes

• Na entrada da mercadoria, cadastre o lote antes de guardar as caixas.
• Na separação de pedidos, consulte primeiro os itens com menor prazo restante.
• Na sexta-feira, filtre mentalmente os status críticos e registre a ação nas Observações.
• No fechamento do mês, compare o valor em estoque do Resumo com a contagem física.

Proteja as entradas

As listas de categoria, unidade e localização alimentam as seleções. Se você acrescentar uma categoria, atualize também o prazo de alerta na aba Listas e Instruções. Não apague as fórmulas das colunas calculadas M, N, O, P, R e S; elas produzem dias, prazo, status, vida restante, valor e ação.

A aba usa filtro em A4:T104 e congela a visualização a partir da linha 5. Copiar linhas para novos lotes exige conferir se as fórmulas continuam preenchidas até a linha 104. Com mais de 100 lotes ativos, entradas diárias ou necessidade de rastrear movimentações, devoluções e descartes, a planilha deixa de ser suficiente: migre para um sistema de estoque com histórico de alterações.