Ar condicionado Excel - Planilha grátis

1. Abra a aba Cadastros e revise tipos de serviço e respectivos valores hora, como instalação a R$ 180,00 e higienização a R$ 130,00.
2. Inclua técnicos, marcas, formas de pagamento e status nas linhas amarelas livres, sem repetir nomes.
3. Na aba Ordens de Serviço, escolha uma linha amarela entre 5 e 104 e informe ID, datas, cliente, CPF/CNPJ, cidade e serviço.
4. Preencha equipamento, marca/modelo, capacidade em BTUs, técnico, horas estimadas, peças e taxa de deslocamento.
5. Selecione status, forma de pagamento e resposta para NF-e emitida. Não altere as células cinzas calculadas.
6. Confira mão de obra e valor total; por exemplo, 4 horas a R$ 180,00 mais R$ 350,00 de peças e R$ 85,00 de deslocamento resultam em R$ 1.155,00.
7. Consulte o Dashboard para acompanhar receita, atrasos, execução e evolução mensal.

Uma assistência de ar-condicionado usa esta planilha quando recebe uma instalação, uma manutenção preventiva ou um chamado corretivo. O gerente administrativo de uma equipe com quatro técnicos pode abrir a OS pela manhã, definir a data prevista e acompanhar à tarde quais serviços continuam em andamento.

O que aparece na primeira imagem

A aba Ordens de Serviço (imagem 1) mostra as colunas de identificação, cliente e execução: ID da OS, datas, cliente, CPF/CNPJ, cidade, tipo de serviço, equipamento, marca/modelo, BTUs e técnico responsável. Depois vêm horas estimadas, peças, deslocamento, valor hora, mão de obra, total, status, pagamento, NF-e, observações e indicador de prazo.

Em uma loja de instalação que realiza 30 atendimentos mensais, registrar 12.000 BTUs, modelo Samsung AR12 e quatro horas evita que o técnico saia sem histórico do equipamento. Com valor hora de R$ 180,00, peças de R$ 350,00 e deslocamento de R$ 85,00, a cobrança calculada é R$ 1.155,00.

Cadastros que evitam digitação diferente

A aba Cadastros (imagem 2) reúne preços e listas. Ela já apresenta instalação, manutenção preventiva, manutenção corretiva, higienização e troca de compressor, além de técnicos, pagamentos, status e marcas. Minha posição é direta: cadastre o serviço antes de abrir a OS; deixar o preço digitado manualmente aumenta o risco de cobrar duas horas diferentes pelo mesmo trabalho.

A prestação de serviços de instalação e manutenção precisa ser documentada de acordo com o município e o regime tributário da empresa. Para uma empresa do Simples Nacional, o serviço pode envolver ISS municipal; a receita deve entrar no cálculo do DAS, cuja guia mensal vence normalmente no dia 20.

Nota e guarda dos registros

Quando o cliente é pessoa jurídica, a emissão de nota fiscal de serviço costuma ser exigida pelo município, com dados do prestador, tomador, número, série, data e descrição. A planilha registra CPF/CNPJ e o campo NF-e emitida?, mas não emite documento fiscal: ele deve ser gerado no sistema autorizado da prefeitura ou da Receita Federal, conforme o caso.

Documentos fiscais e comprovantes devem ser guardados por 5 anos, considerando o prazo decadencial aplicável. Uma MEI também deve emitir nota para pessoa jurídica e respeita o limite de R$ 81.000,00 por ano; o DAS-MEI é fixo, mas a receita dos serviços precisa ser acompanhada.

Como interpretar os valores

Se uma empresa do Anexo III do Simples faturar R$ 20.000,00 em serviços no mês e estiver na primeira faixa, a alíquota nominal de 6% representaria R$ 1.200,00 antes de particularidades do cálculo e do acumulado. A planilha calcula preço e receita, não imposto; misturar valor hora com alíquota tributária na mesma célula é uma escolha ruim e dificulta a conferência contábil.

O problema mais caro costuma aparecer quando a OS é encerrada sem registrar peças, deslocamento ou horas reais. Em dez atendimentos com uma taxa de deslocamento de R$ 85,00 esquecida, R$ 850,00 deixam de ser cobrados; em uma operação pequena, isso pode pagar boa parte da folha do técnico.

Preço errado por serviço

Se a instalação está cadastrada a R$ 180,00 por hora, mas alguém digita R$ 150,00 em uma OS de seis horas, a diferença chega a R$ 180,00 naquele atendimento. A função VLOOKUP reduz esse erro ao buscar o preço da aba Cadastros; por isso, evite nomes duplicados ou escritos de forma diferente.

Outro erro é lançar manutenção corretiva como preventiva. Além de distorcer o gráfico de receita por serviço, isso esconde a demanda real por reparos e pode levar a empresa a comprar peças inadequadas. Uma OS de compressor com R$ 1.800,00 em peças e status Aberta também não deve ser tratada como receita concluída antes da entrega e do faturamento.

Prazo que ninguém atualiza

Uma data prevista de 10/03/2026 continuará vencida se o status ficar em Agendada. O Indicador de prazo usa IF, AND e TODAY para apontar Atrasada; ignorar esse campo por uma semana pode transformar um atraso simples em duas visitas remarcadas e horas improdutivas.

A planilha funciona melhor quando a abertura da OS fica amarrada ao primeiro contato e a atualização do status acontece no encerramento de cada visita. Reserve 15 minutos no fim do expediente para conferir serviços realizados, horas, peças, deslocamento, pagamento e NF-e.

Uma rotina simples para a equipe

• Segunda-feira: revise datas previstas e distribua as OS por técnico.
• Após cada atendimento: registre observações e altere o status imediatamente.
• Sexta-feira: compare OS concluídas, atrasadas e em andamento no Dashboard.
• No fechamento mensal: confira receita, ticket médio e receita por tipo de serviço.

A aba Dashboard (imagem 3) apresenta receita total, ticket médio, quantidade total, concluídas, abertas, percentual de conclusão, deslocamentos, atrasadas e serviços em andamento. A imagem 4 corresponde à aba Instruções, que explica os procedimentos e os cuidados com CPF/CNPJ, acesso ao arquivo e LGPD.

Copiar a linha anterior para abrir uma nova OS pode economizar tempo, mas revise o ID, cliente, datas e equipamento. Quando houver centenas de chamados, múltiplos usuários ou necessidade de agenda integrada, migre para um software de field service; até lá, as listas e o filtro da aba operacional dão controle suficiente para uma equipe pequena.