Transportadora Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Tabelas e atualize veículos, capacidades, cidades, motoristas e clientes antes de iniciar os lançamentos.
2. Na aba Operações, use uma linha livre a partir da linha 12 e informe o ID, as datas, a NF-e, o cliente, a rota e o motorista.
3. Selecione o tipo de veículo, a placa e o status nas listas disponíveis. Os status aceitos são Programada, Em trânsito, Entregue, Atrasada e Cancelada.
4. Digite peso da carga, valor da mercadoria, frete contratado, pedágio, combustível e outros custos em suas respectivas colunas.
5. Informe a data efetiva de entrega quando a viagem for concluída. Não altere as colunas calculadas de S a W e Y.
6. Abra o Dashboard e confira faturamento, custos, margem, pontualidade e quantidade de viagens.
7. Digite um ID na área Consulta rápida por ID da viagem para localizar os dados comerciais e operacionais do transporte.

Uma transportadora pequena costuma controlar a operação entre mensagens, canhotos e planilhas soltas. O problema aparece no fechamento do mês: ninguém sabe quanto uma rota realmente deixou de margem depois de combustível, pedágio e despesas extras.

Do agendamento ao comprovante de entrega

O encarregado registra a coleta, a data prevista, a NF-e, o cliente, a origem, o destino, o motorista e o veículo. Quando a carga chega, informa a data efetiva e muda o status para Entregue. A coluna de pontualidade compara as duas datas e retorna Sim, Não ou Pendente.

Uma empreiteira com 4 funcionários pode usar o controle para acompanhar materiais enviados de São Paulo a Campinas. Em uma viagem com frete de R$ 2.850, pedágio de R$ 180, combustível de R$ 620 e outros custos de R$ 150, o custo total fica em R$ 950 e a margem em R$ 1.900.

Quem consulta cada informação

O motorista precisa da rota e do prazo; o auxiliar administrativo confere NF-e, placa e status; o gestor analisa margem e ocupação. O Dashboard mostra, em uma tela, 100 viagens preparadas para operação e os registros já preenchidos.

A imagem 1 mostra as 26 colunas da aba Operações, de ID da viagem a Observações. A imagem 2 apresenta indicadores e a consulta rápida por ID, útil no atendimento ao cliente.

O transporte de cargas precisa estar amarrado à documentação fiscal correta. A NF-e deve identificar emitente, destinatário, CNPJ ou CPF, número, série, data e os tributos aplicáveis, como ICMS; a prestação de serviço pode envolver ISS conforme o município e a natureza contratada.

Tributação da transportadora

Uma empresa no Simples Nacional pode permanecer nesse regime até R$ 4,8 milhões de receita bruta anual, observando os anexos I a V e a faixa de faturamento. O DAS é mensal e vence normalmente no dia 20; já o MEI tem limite de R$ 81.000 por ano, pode manter um funcionário e recolhe DAS-MEI fixo, mas não substitui o controle das receitas.

Se uma empresa emitir R$ 100.000 em fretes no mês e sua alíquota efetiva fosse 6%, o cálculo de referência seria R$ 6.000 de DAS. Essa conta é apenas uma simulação: a alíquota efetiva depende do anexo, da faixa e da composição da receita.

Guarda e proteção das informações

Guarde documentos fiscais e comprovantes pelo prazo de 5 anos, relacionado ao prazo decadencial tributário. CNPJ de clientes, nomes de motoristas e dados de contato também exigem cuidado conforme a LGPD, Lei 13.709/2018; o arquivo deve ser compartilhado somente com pessoas autorizadas.

Para uma operação simples, prefiro registrar frete e custos por viagem antes de tentar rateios complexos. O regime de caixa mostra o dinheiro recebido, mas a análise de margem por viagem exige relacionar cada receita aos custos correspondentes.

O erro mais caro é considerar o frete contratado como lucro. Uma viagem faturada por R$ 4.850 pode consumir R$ 410 de pedágio, R$ 1.380 de combustível e R$ 320 em outros custos: a margem real é R$ 2.740, antes de despesas fixas, e não R$ 4.850.

Custos esquecidos mudam a decisão

Quando a equipe lança combustível, mas deixa manutenção, diária ou pedágio fora de Outros custos, a margem fica artificialmente alta. Em dez viagens, uma diferença média de R$ 180 representa R$ 1.800 de resultado superestimado no mês.

Outro problema ocorre quando o veículo é trocado e a capacidade não é atualizada. Uma carga de 2.900 kg em um VUC de 3.000 kg ocupa 96,7%; se o usuário selecionar Fiorino de 800 kg, a leitura ficará incompatível com a operação e poderá mascarar uma sobrecarga.

Status e datas incompletos

Marcar a viagem como Entregue sem preencher a data efetiva faz a coluna Entrega no prazo retornar Pendente. Isso distorce o índice de pontualidade do Dashboard: com 20 entregas, 18 no prazo e 2 pendentes, o indicador correto não deve tratar os pendentes como entregas pontuais.

Também vejo duplicidade de ID, NF-e digitada com número incorreto e cliente escolhido fora do cadastro. O resultado é uma consulta que não encontra a viagem ou uma cobrança vinculada ao cliente errado. A solução prática é usar um ID único por linha e revisar a NF-e junto do documento fiscal antes de fechar o dia.

A planilha funciona melhor quando o preenchimento acontece no mesmo momento em que a viagem é liberada. Reserve 10 minutos no início do turno para cadastrar ID, coleta, destino, veículo, peso e frete; no retorno, atualize custos, status e data efetiva.

Fechamento diário sem retrabalho

• Confira se cada viagem tem placa, motorista e NF-e.
• Atualize combustível e pedágio usando os comprovantes do dia.
• Altere o status para Em trânsito, Entregue, Atrasada ou Cancelada.
• Revise margens negativas antes de aprovar nova rota.

As listas da aba Tabelas evitam variações como “S. Paulo” e “São Paulo”. Antes de cadastrar uma nova cidade ou cliente, inclua o item na lista; depois ele aparecerá na validação das colunas de origem, destino e cliente.

Quando o Excel deixa de ser suficiente

Com 100 viagens, a estrutura preparada atende uma operação enxuta. Se a empresa passar a registrar 300 pedidos por mês, controlar telemetria, comprovante digital, roteirização e permissões por usuário, é hora de migrar para um TMS ou sistema integrado.

Até essa transição, faça uma cópia mensal do arquivo e preserve a versão fechada. O Dashboard deve ser lido na reunião semanal: compare frete, custo, margem e atrasos, em vez de esperar o último dia do mês para descobrir que uma rota perdeu dinheiro.